ChatGPTで業務効率化するには？仕事の「面倒」を5分で棚卸しする方法
「ChatGPTを使えば、仕事を効率化できる」
そう聞いて使ってみたものの、
「メール作成？」
「資料づくり？」
「Excel？」
「結局、自分の仕事では何に使えばいいんだろう？」
と、手が止まっていませんか。
僕も最初はChatGPTの活用例を調べては、「便利そうだけど、何から試せばいいんだろう」と迷っていました。
できることが多いぶん、自分の仕事と結びつけるのが意外と難しかったからです。
そこで、探す順番を変えました。
「ChatGPTで何ができるか」ではなく、「今日の仕事で何が面倒だったか」から考える。
つまり、
AI → 仕事
ではなく、
仕事 → 面倒 → AI
の順番です。
この記事では、普段の仕事にある「面倒」を5分で棚卸しして、ChatGPTで業務効率化できそうな作業を見つける方法を紹介します。
難しいシステム構築や自動化は必要ありません。
まずは昨日の仕事を振り返り、「これならChatGPTに相談できそう」と思える作業を1つ見つけるところから始めてみましょう。
ChatGPTで業務効率化できないのは「使い方」から探しているから
ChatGPTの機能から考えると、自分の仕事につながりにくい
ChatGPTの仕事での活用例を調べると、さまざまな使い方が出てきます。
● メールを作成できる
● 長い文章を要約できる
● Excelの関数を考えられる
● 資料の構成案を作れる
● アイデア出しができる
どれも便利そうです。
ただ、一覧を眺めているだけでは、
「この中で、自分はどれを使えばいいんだろう？」
となりがちです。
僕も活用例を探していた頃は、できることを知るほど選択肢が増えて、かえって最初の一歩を決めにくくなっていました。
これは、ChatGPTの使い方を知らないからではありません。
機能を知ることと、自分の仕事での使いどころが見つかることは別だからです。
たとえば「文章を作成できます」と言われても、普段どの文章に時間がかかっているのかが分からなければ、具体的な活用にはつながりません。
機能の一覧から仕事を探すよりも、普段の仕事から使えそうな機能を探す方が、ChatGPTで業務効率化できるポイントは見つけやすくなります。
AIではなく「自分の仕事」から考える
そこでおすすめなのが、AIではなく自分の仕事から考える方法です。
まず、普段の仕事を振り返ります。
次に、その中で時間がかかったことや、繰り返していること、正直やりたくないことを見つけます。
最後に、その「面倒」をChatGPTで減らせないか考えます。
たとえば、毎週作っている報告メールが面倒だったとします。
「報告メールを送る」という仕事だけを見ると、AIの使いどころは分かりにくいかもしれません。
しかし、面倒な部分を細かく見ると、
● 毎回、文章をゼロから考えている
● メモを読みやすい順番に並べ直している
● 相手に合わせて表現を整えている
といった作業が見えてきます。
ここまで分かれば、ChatGPTに文章のたたき台を作ってもらえそうだと気づけます。
最初から「ChatGPTを何に使おう？」と考える必要はありません。
まずは、
「今日の仕事で、何が面倒だっただろう？」
と振り返るだけで十分です。
ここが意外と大事でした。AIの機能ではなく自分の困りごとを出発点にすると、仕事で本当に使える活用方法を考えやすくなります。
AIで効率化しやすい「面倒な仕事」の特徴
では、どんな「面倒」を探せばよいのでしょうか。
すべての仕事がChatGPTに向いているわけではありません。まずは、次の4つに当てはまる仕事を探してみると、AIで効率化できる候補を見つけやすくなります。
① 毎回同じようなことをしている
何度も繰り返している仕事は、AI活用の候補です。
たとえば、次のような仕事があります。
● 定型メールを作る
● 毎週・毎月の報告をまとめる
● 会議前の準備をする
● Excelのデータを集計する
● 似たような資料を作る
1回あたりの作業時間は短くても、毎日や毎週繰り返せば、使っている時間は大きくなります。
すべてを自動化しなくても、文章のひな形を作ったり、作業手順を整理したりするだけで負担を減らせます。
「これ、前にも同じようなことをやったな」と感じる仕事があれば、チェックしておきましょう。
② 文章を読んだり書いたりしている
ChatGPTが特に力を発揮しやすいのが、文章に関わる仕事です。
● メールの下書きを作る
● 報告書の文章を整える
● 議事録を読みやすくまとめる
● 長い資料を要約する
● マニュアルを分かりやすく書き直す
僕の場合、文章そのものを書くよりも、「どういう順番で伝えれば分かりやすいか」を考える時間が意外とかかっていました。
そんなときに、メモや伝えたい内容をChatGPTに渡して、最初の文章案を作ってもらうだけでもかなりラクになります。
完成した文章をそのまま使うのではなく、下書きを作るところまで手伝ってもらうイメージです。
③ 情報を探したり整理したりしている
情報を集めて、必要な形に整える仕事もAIと相性があります。
● 過去資料から必要な情報を探す
● 複数の案を比較する
● 長い文章から要点を抜き出す
● 会議で出た意見を整理する
● バラバラなメモを項目ごとに分ける
こうした作業は、何か新しいものを生み出しているように見えなくても、意外と時間を使います。
必要な情報を安全な範囲でChatGPTに渡せるなら、「要点を3つにまとめて」「共通点と違いを表にして」と頼むことで、整理の時間を短くできます。
④ 毎回ゼロから考えている
仕事で時間がかかるのは、手を動かしているときだけではありません。
「何から始めよう」「どういう構成にしよう」と考えている時間も、立派な作業時間です。
たとえば、次のような場面です。
● 資料の構成を考える
● メールの書き出しを考える
● 会議のアジェンダを作る
● 改善案やアイデアを出す
● 相手に伝わる説明方法を考える
ここでは、ChatGPTに完成品を作らせようとしなくても大丈夫です。
まずは「たたき台を3案出して」と頼み、その中から使えそうなものを選ぶだけでも、ゼロから考える負担を減らせます。
僕も最初は、AIに完成品を作ってもらおうとしていました。しかし、実際に仕事で使いやすかったのは、最初の一歩を手伝ってもらう使い方でした。
繰り返す、読む、書く、探す、整理する、考える。
普段の仕事にこうした作業が含まれていれば、ChatGPTで業務効率化できる可能性があります。
次は、昨日の仕事を振り返りながら、この「面倒」を5分で見つける方法を紹介します。
仕事の「面倒」を5分で棚卸しする4ステップ
ここからは、実際に仕事の「面倒」を探していきます。
用意するのは、紙かスマホのメモだけです。5分のタイマーをセットして、次の4ステップを順番に進めてみてください。
業務全体をきれいに整理する必要はありません。まずは、AI活用のきっかけを1つ見つけられれば十分です。
STEP1｜昨日やった仕事を1分で書き出す
最初の1分で、昨日やった仕事を思い出した順に書き出します。
たとえば、次のような内容です。
● メール返信
● 朝会
● 会議
● 会議資料の作成
● Excelの集計
● 上司への報告
● 問い合わせ対応
細かい作業まですべて思い出す必要はありません。5〜10個ほど出せれば十分です。
僕も最初は「自分の業務を全部整理しよう」と考えていました。しかし、それでは棚卸し自体が面倒になってしまいます。
まずは「昨日の仕事」だけに絞った方が、具体的に思い出しやすく、すぐに始められました。
STEP2｜「面倒だった仕事」に○をつける
次の1分で、書き出した仕事の中から「面倒だったもの」に○をつけます。
判断基準は、次のどれかに当てはまるかどうかです。
● 時間がかかった
● 何度も同じことをしている
● 正直、あまりやりたくない
この段階では、「AIでできるか？」は考えません。
AIで効率化できそうな仕事だけを探そうとすると、候補を自分で狭めてしまうからです。
「なぜか疲れた」「手をつけるのが嫌だった」という感覚でも構いません。まずは、自分が面倒だと感じた仕事をそのまま選びます。
STEP3｜「何が面倒なのか」を一言で書く
ここに2分使います。
○をつけた仕事について、業務そのものではなく、その中の何が面倒だったのかを一言で書きます。
|仕事 |何が面倒？ |
|——-|———-|
|メール返信 |文章を毎回考える |
|会議資料 |構成をゼロから考える|
|Excel集計|毎回データを加工する|
|問い合わせ対応|必要な資料を探す |
|議事録 |会議内容を整理する |
ここが、AIの使いどころを見つけるうえで大切なポイントです。
たとえば、「会議資料を作る」だけでは、仕事の範囲が広すぎます。
しかし、
● 構成をゼロから考える
● 長い文章を短くまとめる
● 相手に伝わる表現へ直す
という小さな作業に分けると、ChatGPTに頼めそうな部分が見えてきます。
「どこで手が止まったか」「何に時間がかかったか」と考えると、面倒の正体を見つけやすくなります。
STEP4｜AIに相談できそうなものに★をつける
最後の1分で、ChatGPTに相談できそうな作業へ★をつけます。
次のような作業が含まれていたら、AI活用の候補です。
● 書く
● 読む
● 探す
● 整理する
● 考える
● 繰り返す
たとえば、次のように考えます。
会議資料を作る
↓
何が面倒？
↓
構成をゼロから考える
↓
★ChatGPTに構成案を作ってもらえるかもしれない
これで、5分間の棚卸しは完了です。
★をたくさんつける必要はありません。1つ見つかれば、まずはその作業についてChatGPTに相談してみます。
大きな仕事を丸ごとAIに任せるのではなく、その中にある小さな「面倒」を手伝ってもらう。
この考え方に変えると、自分の仕事に合ったAI時短のネタを見つけやすくなります。
実際に棚卸しすると、AI時短ネタはこう見つかる
ここまでの方法で仕事を棚卸しすると、どのようにAI活用へつながるのでしょうか。
僕が実際に効果を感じた、会議資料づくりを例に紹介します。
Before｜PowerPointを開いてから考えていた
以前は会議資料を作るとき、まずPowerPointを開いていました。
しかし、白紙のスライドを前にして、
「何を説明しよう」
「どの順番なら伝わるだろう」
「結局、何を決めてもらいたいんだっけ」
と考え込んでしまうことがよくありました。
資料を作る作業よりも、構成を決めるまでに時間がかかっていたのです。
棚卸しして分かった「面倒」の正体
この仕事を先ほどの方法で分解すると、次のようになりました。
|棚卸し項目 |内容 |
|———-|——————|
|やっていた仕事 |会議資料を作る |
|面倒だったこと |構成をゼロから考える |
|AIに頼めそうな部分|情報を整理して、構成のたたき台を作る|
面倒だったのは、PowerPointを操作することではありませんでした。
会議の目的や伝えたいことを整理し、資料の順番をゼロから考えることだったのです。
ここまで小さく分解すると、ChatGPTの使いどころが見えてきます。
ChatGPTに構成のたたき台を作ってもらう
そこで、ChatGPTに次の情報を渡しました。
● 会議の目的
● 説明する相手
● 伝えたいこと
● 会議で決めたいこと
そのうえで、「この内容が伝わる会議資料の構成案を作ってください」と相談します。
すると、表紙から結論までの流れをたたき台として出してもらえます。
もちろん、そのまま資料にするわけではありません。不要な項目を削ったり、順番を入れ替えたりしながら、自分の会議に合う形へ整えます。
それでも、何もない状態から考え始めるより、かなりラクになりました。
結果｜構成を考える時間が約30分から約5分に
僕の場合、資料の構成を決めるまでに約30分かかっていたところ、ChatGPTを使うことで約5分まで短縮できました。
ここで短くなったのは、資料を完成させるまでの時間ではなく、構成を考える時間です。
ChatGPTに資料を丸ごと任せたのではありません。最初のたたき台を作ってもらっただけです。
それでも、ゼロから考える負担が減り、資料づくりに取りかかりやすくなりました。
具体的な入力内容や構成案の直し方は、関連記事の「ChatGPTで会議資料の構成を30分→5分にした方法」で詳しく紹介しています。
このように、
大きな仕事を選ぶ → 面倒な部分を分解する → 小さな作業をChatGPTに手伝ってもらう
という順番で考えると、自分の仕事に合ったAI時短ネタを見つけやすくなります。
棚卸し自体もChatGPTに手伝ってもらえる
ここまで読んで、
「面倒な仕事は思いついたけれど、何が面倒なのかうまく言葉にできない」
と感じる人もいると思います。
そんなときは、棚卸しそのものをChatGPTに手伝ってもらう方法もあります。
きれいに整理してから入力する必要はありません。まずは、普段やっている仕事を箇条書きで伝えるだけで十分です。
たとえば、次のように相談します。
> 昨日はメール返信、会議資料の作成、Excel集計、問い合わせ対応をしました。AIで効率化できそうな部分を見つけたいので、それぞれの何が面倒なのか一緒に整理してください。
するとChatGPTから、
● どのくらいの頻度で行っていますか？
● 1回あたり何分かかりますか？
● 作業のどこで手が止まりますか？
● 毎回同じ手順を繰り返していますか？
● 特に考えるのが大変なのはどこですか？
といった質問をしてもらえます。
その質問に答えていくと、「会議資料を作るのが面倒」という大きな悩みが、
● 構成を毎回ゼロから考えている
● 情報を並べ替えるのに時間がかかる
● 相手に合った説明方法で迷う
という小さな作業に分かれていきます。
僕も、自分だけで改善案を考えようとすると、いつものやり方を前提にしてしまうことがありました。
ChatGPTに質問してもらうと、普段は気にしていなかった手間に気づきやすくなります。
最初から「AIをどう使うか」まで考えなくても大丈夫です。
まずは普段の仕事を伝えて、どこに時間がかかっているのかを一緒に整理してもらう。そこから、ChatGPTに手伝ってもらえそうな作業を探します。
ただし、仕事の内容を入力するときは注意が必要です。
会社の利用ルールを確認し、顧客名・個人情報・社外秘の情報などは入力しないようにしましょう。必要であれば、会社名を「A社」に置き換えるなど、具体的な情報を伏せて相談します。
次の章では、仕事の棚卸しからAI活用候補のランキングまでまとめて依頼できる、コピペ用のプロンプトを紹介します。
コピペOK｜AI時短ネタを見つけるプロンプト
「仕事は書き出せたけれど、どれから試せばいいか分からない」
そんなときは、次のプロンプトをChatGPTに貼り付けてみてください。
普段の仕事を入力すると、面倒な作業を細かく分解し、AIで効率化できそうな順に整理してもらえます。
分からない項目は、空欄のままでも大丈夫です。
“`text
あなたは、会社員の業務改善を支援するアドバイザーです。
以下の「普段やっている仕事」をもとに、ChatGPTで効率化できそうな作業を見つけてください。
業務を丸ごとAI化するのではなく、その中にある「書く・読む・探す・整理する・考える・繰り返す」といった小さな作業に分解して考えてください。
【普段やっている仕事】
1.
仕事内容：
面倒だと感じること：
頻度：
1回あたりの所要時間：
2.
仕事内容：
面倒だと感じること：
頻度：
1回あたりの所要時間：
3.
仕事内容：
面倒だと感じること：
頻度：
1回あたりの所要時間：
【お願いしたいこと】
それぞれの仕事について、次の項目を表で整理してください。
・現在の作業
・面倒なポイント
・頻度
・現在の所要時間
・AIで効率化できる可能性（高・中・低）
・具体的なAI活用方法
・導入難易度（低・中・高）
・1回あたりに削減できそうな時間
・1か月あたりに削減できそうな時間
判断に必要な情報が足りない場合は、推測で埋めず、先に質問してください。
専門用語はできるだけ使わず、初心者にも分かる言葉で説明してください。
最後に、「簡単に始められて、時短効果が大きそうな順」にランキングしてください。
さらに、1位の作業について、今日すぐ試せる具体的な手順と、ChatGPTへの依頼文の例を1つ作ってください。
“`
たとえば、次のように入力します。
“`text
仕事内容：会議資料の作成
面倒だと感じること：構成を毎回ゼロから考える
頻度：週2回
1回あたりの所要時間：60分
“`
すると、ChatGPTから「会議の目的や伝えたいことを入力し、最初に構成案を作ってもらう」といった活用方法を提案してもらえます。
ここで出てくる削減時間は、あくまで目安です。まずは1回試して、本当に時間が短くなったかを確認してみてください。
僕の場合も、最初から良い改善案が見つかったわけではありません。試して、少し直して、もう一度使う。その繰り返しで、自分の仕事に合う使い方が見えてきました。
候補がいくつも出てきたら、すべてを一度に試す必要はありません。まず選びたいのは、小さいけれど何度も繰り返している仕事です。
最初にAI化するなら「小さいけれど何度もやる仕事」
AI活用の候補がいくつも見つかったら、最初から一番大きな仕事を選ぶ必要はありません。
おすすめは、1回の負担は小さいけれど、何度も繰り返している仕事です。
たとえば、次のような作業があります。
● 毎朝送る定型メールの下書き
● 会議前に作るアジェンダのたたき台
● 箇条書きのメモを報告文に整える作業
● 毎週の報告内容を短くまとめる作業
● Excelで使う関数やデータ整理方法を考える作業
こうした仕事は、1回あたり5分ほどしかかかっていないかもしれません。
しかし、平日に毎日行っていれば、
5分 × 月20回 ＝ 月100分
になります。
1回で大幅な時短を狙わなくても、繰り返す仕事を少しラクにするだけで、効果は積み上がっていきます。
最初は「効果の大きさ」より「試しやすさ」で選ぶ
最初のAI活用では、次の条件に当てはまる仕事が向いています。
● 頻度が高い
● 作業の流れがある程度決まっている
● 文章や情報を人が確認しやすい
● 失敗しても大きな問題になりにくい
● 今日から試せる
反対に、複数の部署が関わる仕事や、判断を間違えると影響が大きい仕事は、最初の一歩としては少し重すぎます。
僕も、最初から大きな業務を変えようとすると、準備や調整ばかり増えてしまうことがありました。
まずは、自分の手元で試せる小さな作業から始める。その方が、ChatGPTを使う前後の違いも確認しやすくなります。
小さな成功体験を1つ作る
最初の目標は、仕事を完全に自動化することではありません。
「いつも10分かかっていた作業が、今日は7分で終わった」
まずは、これくらいで十分だと思います。
1つの作業で効果を感じられたら、使った依頼文を保存して、次回も試します。
うまくいかなかった部分があれば、入力する情報や頼み方を少し直します。
この繰り返しで、自分の仕事に合ったChatGPTの使い方が少しずつ見えてきます。
大きな改革を狙うより、何度も発生する小さな「面倒」を1つ減らす。
それが、仕事でAI活用を続けるための始めやすい方法です。
ChatGPTで業務効率化するときの注意点
ChatGPTは仕事の「面倒」を減らすのに役立ちます。
ただし、便利だからといって、何でも入力したり、出てきた回答をそのまま使ったりするのは危険です。
仕事で使うときは、次の3点に注意しましょう。
会社の機密情報をそのまま入力しない
まず確認したいのが、会社のAI利用ルールです。
会社が使用を認めているサービスや、入力してよい情報の範囲を確認してから使います。
特に、次のような情報はそのまま入力しないようにしましょう。
● 顧客名や取引先名
● 氏名・住所・連絡先などの個人情報
● 社外秘の資料やデータ
● 契約金額や未公開の計画
● 社内だけで使っているIDやパスワード
たとえば、メールの文章を考えてもらう場合は、取引先名を「A社」、担当者名を「担当者A」に置き換えます。
資料の構成を相談するときも、必要な情報だけを抜き出し、具体的な名称や数字を伏せて伝えます。
情報を置き換えれば必ず入力してよいわけではありません。迷ったときは自己判断せず、会社のルールを優先してください。
AIの回答をそのまま使わない
ChatGPTは、もっともらしい内容でも間違えることがあります。
たとえば、次のようなミスです。
● 数字や日付が変わっている
● 指示していない内容が追加されている
● Excelの関数が想定どおり動かない
● 相手に合わない表現になっている
● 事実と異なる説明が含まれている
そのため、ChatGPTの回答は完成品ではなく、確認が必要なたたき台として使います。
仕事で使う前に、少なくとも次の3点を確認します。
● 事実や数字に間違いがないか
● 自分の意図とずれていないか
● 相手にそのまま見せても問題ない表現か
僕も、ChatGPTに最初の案を作ってもらうことはありますが、最後は自分で読み直して修正します。
最初の負担はAIに減らしてもらい、最終的な判断は人が行う。この役割分担が大切です。
最初から完全自動化しない
最初から仕事のすべてをAIに任せようとすると、うまくいかなかったときに原因を見つけにくくなります。
まずは、作業の一部分だけを手伝ってもらいましょう。
たとえば、報告メールなら次の順番で試します。
1. ChatGPTに下書きだけ作ってもらう
2. 自分で内容を確認して修正する
3. 本当に時間が短くなったか確認する
4. 何度か使ってから、依頼文をテンプレートにする
繰り返し使っても問題がなく、効果も確認できてから、必要に応じて自動化の範囲を広げます。
特に、ファイルの削除・データの上書き・メールの自動送信など、間違えたときの影響が大きい作業は慎重に進める必要があります。
僕も、まず小さく試してから少しずつ範囲を広げる方が、修正しやすく、仕事にも定着させやすいと感じています。
ChatGPTで業務効率化するときは、すべてを任せる必要はありません。
安全な範囲で小さく試し、人が確認しながら使う。
この使い方なら、失敗のリスクを抑えながら、仕事の「面倒」を少しずつ減らしていけます。
まとめ｜昨日の仕事から「小さな面倒」を1つ見つけよう
ChatGPTで業務効率化したいとき、最初からAIの使い方を探す必要はありません。
大切なのは、自分の仕事にある「面倒」から考えることです。
今回紹介した棚卸しは、次の4ステップです。
1. 昨日やった仕事を書き出す
2. 面倒だった仕事に○をつける
3. 何が面倒だったのかを一言で書く
4. AIに相談できそうな作業に★をつける
「会議資料を作る」「問い合わせに対応する」といった大きな仕事のままでは、ChatGPTの使いどころは見つけにくいものです。
しかし、その仕事を細かく見ていくと、
● 構成をゼロから考える
● 長い文章を短くまとめる
● 必要な情報を探す
● 箇条書きを報告文に整える
といった、AIに手伝ってもらえそうな小さな作業が見えてきます。
最初から業務全体を自動化する必要はありません。
まずは、小さいけれど何度も繰り返している仕事を1つ選び、ChatGPTにたたき台を作ってもらうところから始めてみてください。
その際は会社の利用ルールを守り、機密情報を入力しないこと、出てきた回答を自分で確認することも忘れないようにしましょう。
僕自身も、AIに仕事を丸ごと任せたのではなく、毎日の小さな「面倒」を1つずつ減らしてきました。
まずは今日、5分だけ時間を取り、昨日の仕事を書き出してみましょう。
その中から、
「これならChatGPTに相談できそう」
と思える作業を1つ見つけられれば、業務効率化の最初の一歩は完了です。
